手続き業務から脱却して、顧問先に頼りにされるコンサル業務の提供を目指す社会保険労務士の方へ

手続き業務から脱却して、顧問先に頼りにされるコンサル業務の提供を目指す社会保険労務士の方へ

• 1,2号業務主体で先行きに不安を感じている
• いわゆる3号業務増やしたいが何をしていけばいいのか分からない
• ウリがなく、他との差別化ができていない
• いつも価格で比較されてしまう
• 忙しいばかりで仕事に追われている
• もっと顧問先から頼りにされる存在になりたい

手続き業務からの脱却を阻む大きな勘違い

社会保険労務士の主要な業務は、「１，２業務」と言われる書類の手続き代行だということは言うまでもありません。

「働き方改革」の流れの中で、手続き代行や給与計算業務のアウトソーシングのニーズが高まっているのも事実です。

ただ、どれだけ手続き業務ができるからといっても、そのことだけで、お客様である企業の経営者は、あなたを選んでくれませんし、「手続き代行業者」としてしか見てくれません。

また同時に、今後も、「１，２号業務」はなくならないものの、このままでは手続き代行業務に関しては、“価格競争”の波には逆らえません。そのため、IT化などによって、いかに効率的に業務処理をして、コストダウンが出来るのかが勝負となってくるでしょう。

どうすれば、「手続き代行業者」的な存在ではなく、お客様に選ばれ、頼りにされる存在になることができるのでしょう？

当然ですが、企業の経営者は、社会保険労務士の業務自体には、興味はありません。そのため、業務内容をアピールしても、興味を示してはくれません。

では、お客さまは何に関心があり、どんなことに興味を持ってくれるのでしょうか?

その答えは、社労士であるあなたが、「新しい知識や手法、ノウハウを持っているから」ということではありません。
社会保険労務士の主なお客さまである中小企業の経営者は、自社が困っていることの解決策や会社の将来像(ビジョンや目標)の実現のために役に立つことに関心があるのです。

言い換えれば、中小企業の経営者が困っていることをしっかり把握でき、その解決策を提案できれば、お客さまから選んでもらえるようになるのです。

そのために「社労士業務とはかけ離れた全く新しい知識や手法を身につけなければならない」ということはありません。
もちろん「ホームページなどのインターネット等を駆使しなければならない」ということでもありません。

社会保険労務士は、企業経営に重要な「ヒト・モノ・カネ」の“人”に係わる専門家です。その社労士が、社労士業務とは全くかけ離れた業務を提供しても、お客さまも、社労士であるあなたも、ピンとこないでしょう。

では、どうすれば社労士業務に関連しながらも、中小企業の経営者の困っていることを把握でき、さらに書類の作成代行業務から脱却していけることができるでしょうか?

助成金?

人事制度?

もちろん、それらも有効なのかもしれません。

しかし、最も有効なものは「就業規則」です!

社労士の主要な業務である「就業規則」を活用することが、中小企業の経営者の困っていることを把握するには最も有効なのです!

もちろん、就業規則といっても、ただ単に「就業規則を作成すればいい」といっているのではありません。“就業規則を作って終わり”であれば、手続き業務の延長で、これまでと大差はありません。

就業規則をお客さまのお困りごとを整理して、把握するための「ヒアリングツール」として位置づけるのです。
そうすることで、お客さまである経営者ご自身や会社の優先順位の高いお困りごとを細かく把握することが出来るのです。

就業規則は「社長のメッセージ」なのです

私は、平成10年に社会保険労務士として独立をしました。
今でこそ、社会保険労務士として、中小企業や医療機関に対して、人材育成や企業研修、人事労務のサポートをさせていただいております。
しかし、当初は、成果が出ない日々が続きました。そのため、手続き業務や給与計算業務も請け負っていました。

その中で、就業規則の面白さと奥深さに気づいたことが転機となり、今では、手続き業務から脱却していくことが出来ました。

私は就業規則の奥深さに魅了されると共に、就業規則の作成業務を積極的に行っていきました。

その中で、人的なトラブルで心的なストレスやイライラを抱える社長や、会社と社員との見ている点や考え方の違いにストレスを感じている社長。そして、会社のことを全く考えず、自分のことしか考えない社員に悩む社長等、中小企業の経営者のお悩みを伺ってきました。

そのため、

どうすれば中小企業の社長が人的トラブルから解放されるのか

社長の考えや想い、価値観をどうすれば社員ひとり一人に浸透させることができるのか

顧問先の会社の社員の皆が同じ方向を向いて、安心して仕事をしていけるようになるのか

そして、

社労士として、就業規則を活用することでこれに貢献できないだろうか

などを必死に考えました。

就業規則は

会社の法律とか憲法
従業員との契約書
会社と労働者のルールブック
会社と従業員との約束

などと言われます。

もちろん、これは間違いではないかもしれませんが、就業規則の一側面でしかないのです。

就業規則は、「社長のメッセージ」なのです。

そのため、社長の想い、会社の目指す姿や方向、どんな社員になって欲しいと願っているのか、さらに、管理職の役割りなども必要でなのです！

社労士にとっては、それらを含めて、社長の頭の中を整理して、お困りごとを“見える化”するための「ヒアリングツール」でもあるのです。

とはいえ、就業規則を単に作ればいいという訳ではありません。

もちろん、就業規則を作っただけでトラブルはなくなりませんし、社員ひとり一人に社長の想いは伝わりません。ましてや社員が一つになることはあり得ません。作成の過程がもっとも重要なのです!

就業規則を社労士にとって最強のヒアリングツールに変え、「社長のメッセージ」を伝えるために「3つの必須要素」を身に付ける

この『3つの要素』を身に付けることで、就業規則がお客様の頭の中を整理して、お困りごとを把握できる最強のヒアリングツールになります。
さらに、就業規則をお客様と作りながら、深い信頼関係を築き、社長の想いや会社の方向性を整理して引き出すことができ、さらに、社員の皆様を巻き込んでいくこともできます。

１.【ツール】見せ方の工夫

通常のいわゆる就業規則は、法律の条文のような形式です。
そのため、法律条文に馴染みのない人にとっては、見づらいだけでなく、内容自体も理解しづらくなっています。

「社長のメッセージ」を伝えるには、見やすくする工夫することが重要です。そして、通常の就業規則の形式では記載し辛い、「求める社員像」や「役職者の役割り」など、社長の伝えたいこと、社員が知りたいことなどの内容を具体的に記載していくことが効果的です。

当事務所では、「しゃべる就業規則®」として、そのすべてを網羅して、見える化した形式にしています。

「しゃべる就業規則®マイスター基礎講座」では、しゃべる就業規則の作成方法に加えて、様々なシーンでのヒアリング法などもすべて公開しています。

なお、「しゃべる就業規則®」を作成していくことで、

社員の納得が得られるようになる
社長の考えや価値をしっかり伝えられる
社長が自分の仕事に専念できるようになる
社員の意見が出やすく、巻き込みやすくなる
社長が言いにくいことや伝えにくいことを、代弁してくれる

などが容易になるのです。
さらに、見やすく、分かりやすいので、経営者自身に興味を示していただけるために受注もしやすく、次のサービスにつながりやすいというメリットもあります。

社会保険労務士にとっては、社労士の専門知識がそのまま活かせるという利点だけでなく、同業他社との差別化ができます。

また、単に就業規則という位置付けだけでなく、新入社員教育のテキスト等としても活用をしたり、社長のお困り事や経営上の優先順位の高い課題を引き出すツールとして使えるため、次のサービスにつながりやすいという特徴があります。
また、一見して内容が伝わるため、社員からの細かい質問や問い合わせが減り、社長が自分の仕事に専念できるようになった、という声もいただいています。

２．【ヒアリング法】1対1のコミュニケーション

企業の社長は、忙しく、暇な時間もありません。そのため、本当のお困りごとを引き出して、頭の中を整理するための的を射た質問や視点を基にしたヒアリング法を身に付けることが必要です。

そのために、当事務所では、社会保険労務士の他、コンサルタントの方々を対象に、特別な知識や技術が無くても会話が進められる「会話の型」である「５ステップコーチング」をご提供しています。

この「５ステップコーチング」とは、1998年から始めたコーチングとその後のコーチングスクール経営によるプロコーチ養成の経験を基にして開発したものです。

特別な知識や経験が無くても、頭を整理しながら課題を引き出すことができるコーチングのエッセンスが詰まった“会話のひな形”のようなものです。

３．【社員ミーティング】社員の意見やグチ、不満などを吸い上げる

トラブルは、法律論や就業規則の内容そのものよりも、感情的な食い違いが大きな原因の一つです。社長や人事担当者、そして社会保険労務士のみといった、限られたメンバーだけで就業規則を作成すると、社員の皆さんにとっては、『ある日突然、会社からルールを押し付けられた』というような感覚を持ってしまいます。これでは、会社のルールである就業規則は、社員の皆さんにとっては他人事ですし、反発的な感情も生まれます。

そのため、「社員ミーティング」という形で、時には、いわゆるファシリテーションなども実施して、作成の段階から社員の皆さんを巻き込み、意見や要望を聴くだけでなく、グチや不満も積極的に引き出していくことが非常に効果的です。

これによって、就業規則が「他人事」から『自分事』として捉えられるようになります。

経営者の中には「社員のいいなりの就業規則なの?」と心配される方もいますが、そうではありません。
社員ミーティングの狙いは、社員が就業規則について「聞いてない・知らない」をなくし、さらに「社長のメッセージを伝える」ことにあるのです。
社員ミーティングを通じて、社長だけでなく、社員との接点が増えるため、社員からも必要とされる存在になることができます。

また、社労士という第三者の立場から、社長の考えや方向性など、普段社長からは伝わりにくいことも、伝えられやすくなります。

お客さまの声

〜企業さまの声〜

愛知県東郷町 M歯科医院 様

1.依頼する前にどんな事でお悩みでしたか?

• スタッフとの関係で悩んでいました。私たちがスタッフのために良かれと思ってやることでも逆にとられてしまうということがしばしばありました。
• 給料、休み、勤務時間が曖昧なままスタッフの数が多くなってきてしまっていて、ルール作りをして明確化する必要性は感じていました。
• 辞める、辞めないなど小さなトラブルの積み重ねがありました。
• 医院側は同じと思っていても、職域が違うパートや常勤のスタッフにとっては違うと受け止めていることなどの問題です。例えば、働き方、物事のとらえ方が違うことからくる不満や、立場が違うと見方が違ってくるということです。
• パートさんは、常勤スタッフよりも早く帰るのですが、常勤スタッフは「パートは優遇されている！」と不満を持っていました。
• 人数が多くなり、家族だけでは、医院の運営が難しくなくなってきていました。
• 医院とスタッフとの溝があり、対立している感じがあって、同じ方向に向けていませんでした。
• 院内にとって環境を悪くするスタッフがいて対応に困っていました。

 

2.提案されてからすぐ契約しましたか?
契約するにあたって、どんな不安がありましたか?

• 作成はしたいと思ったものの、費用対価が不安でした。ただ、一緒に創り上げていく中で、精神的なバックボーンとしての安心感も得られ、最終的には安いと思いました。
• どこまで踏み込んでくれるのか、が、不安でした。専門家としての意見も聞きたいと思っていました。
• 院長である自分の苦しみが和らぐかもしれないと思いました。
• 正直なところ、就業規則を作りたい訳ではなかったが、上手く溝や環境を変えるにはどうすればいいかと思っていました。
• スタッフと医院側との関係改善、給料の支払い方、その後の運用サポートはして貰えるかについても確認がしたいと思っていました。

 

3.何（どこの部分）が決め手となって「しゃべる就業規則®」の作成を決断しましたか？

• 院内のトラブルが精神的な負担として大きかったからです。
• 丹羽さんを見て、丹羽さんと話をさせてもらって、この人だったら一緒にやれそうだと思いました。
• あるべき論でガンガン来る人ではなくて、相手に対して優しいという所が良かった。どんなに正しくても受け入れられるのは信頼できる人です。その点で丹羽さんと作成することで解決出来ると思いました。
• 作成すれば方向性が変わるイメージが出来ました。そのためにルールづくりがベースになると思ったからです。
• 今は、オープンにする必要性ですし、嘘がつけない時代だから、スタッフを交えて作るというところが良いと思いました。
• オープンにするきっかけとしてＧｏｏｄ！
• 自分たちでなく専門家を交えることが非常に良いと思いました。

 

4.実際に「しゃべる就業規則®」を作成してみていかがでしたか？

• 専門家が入って１個１個チェック出来たことがよかったです。
• いままでは、スタッフとの想いや解釈の違いから一方的になり不満が生まれていたが、着地点が話し合いで決められたことが最もよかったです。精神的に楽になりました。
• 私たちが思っていること、良いと思っていることが明文化されていないとスタッフのためと思っていても、逆にとられてしまうことを痛感しました。
• しゃべる就業規則が出来たことが嬉しいです。しゃべる就業規則は画があってすごく見やすいです。
• スタッフがまとまってきました。
• 他のミーティングでもスタッフの意見が出るようになりました。
• スタッフにオープンにすることで「自分自身もやらなくては」と思うようになりました。
• 自分たちの身も引き締ました。
• しゃべる就業規則があって、院内のルールや医院の方向性も絶対的にわかりやすくなりました。
• 環境や風通しがよくなりました。
• 専門家に見てもらって、心のよりどころにもなって安心です。
• 今まで法律的にもまずかったことが分かりました。これで社会正義に則った組織にすることができたと思います。
• スタッフから細かい質問・要望がなくなってきました。スタッフからの質問を自分で考えなくても良くなったし、拠り所が出来て安心です。

 

愛知県岩倉市 医療法人M歯科 様

1.依頼する前にどんな事でお悩みでしたか?

• 今ある就業規則の内容には不明確な部分があって、スタッフに突っ込まれると答えられないことがよくありました。
• 自分の医院の実情にフィットしたものにしていきたいと思っていました。

2.提案されてからすぐ契約しましたか?
契約するにあたって、どんな不安がありましたか?

• 今の就業規則をちょっと前にお金を掛けて作ったばかりだったので、正直迷いました。

3.何（どこの部分）が決め手となって「しゃべる就業規則®」の作成を決断しましたか?

• 作り方・過程を聞いて、就業規則の解釈の仕方がわかりやすいと思いました。
• 話し合って作っていくことで、もう一度就業規則を自分の中でも理解して、向き合うことによってスタッフに対して自信を持てると感じました。
• しゃべる就業規則のことを丹羽さんが嬉しそうに話しているのが印象的でした。
• 難しい「就業規則」そのものではなく「しゃべる就業規則」が主役であることが新鮮でした。ハードルが下がりました。

4.実際に「しゃべる就業規則®」を作成してみていかがでしたか?

• 普段スタッフに話していたこと（例えば基本給など）について、いかに自分が１個１個の言葉を考えていなくて表現していたのかが分かりました。
• 「うちには就業規則があるよ！」と自信を持って言えるようになりました。
• これまで確認したいのに反応がなくてイライラしていたことが、クリアになり気持ちがフッと軽くなりました。

愛知県犬山市 I歯科医院 様

1.依頼する前にどんな事でお悩みでしたか?

• スタッフの管理がうまくいっていないことです。
• スタッフあっての職場なので、みんなが気分よく働き、自分の能力を発揮して欲しいのですが、これまで、ミーティングや研修もいろいろとやってはみましたが、どうすればいいのかわかりませんでした。

2.提案されてからすぐ契約しましたか?
契約するにあたって、どんな不安がありましたか？

• すぐに契約しました。
• 今の労働条件と比べて、スタッフに有利になりすぎやしないかは不安でした。
• 作成にかかるエネルギーが大きくなりすぎて体力的に負担となるのも不安でした。

3.何（どこの部分）が決め手となって「しゃべる就業規則®」の作成を決断しましたか?

• 丹羽さんがご自身のマイナスな点もオープンにしていることが、逆に親近感を覚えました。
• 扱いに難しいスタッフさんがいて、色々と気に病み、専門家の方々に相談したいとも思っていました。

4.実際に「しゃべる就業規則®」を作成してみていかがでしたか?

• 他の歯科医院の就業規則の焼き直しではなく、とても丁寧にきめ細かく当院オリジナルの就業規則となり、うれしく思います。
• おかげで誰もその存在を知らずにトラブルがあるときだけ見るのではなく、スムーズな業務運営のため、スタッフみんなのバイブル的存在で本当に役に立ち、自分たちのルールとして活用できるものになったと思います。

愛知県大府市 株式会社M 様

1.依頼する前にどんな事でお悩みでしたか?

• 今までの就業規則を含め、誰も把握していません。
• 社員から細かい規定を質問されても答えられず、社員が不信感を抱いていました。

2.提案されてからすぐ契約しましたか?
契約するにあたって、どんな不安がありましたか?

• すぐ契約しました。
• こういう感じのものを待っていました。

3.何（どこの部分）が決め手となって「しゃべる就業規則®」の作成を決断しましたか?

• 丹羽さんは話をしていてわかりやすいし、忌憚なく話せる点です。
• 難しいものではなく、「しゃべる就業規則」のようなものを作りたかったからです。

4.実際に「しゃべる就業規則®」を作成してみていかがでしたか?

• 探していたモノを作れたという感じで満足です。
• 絶対にしゃべる就業規則は欲しいと思いました。従来の就業規則だと絶対に誰も見ようともしませんでした。
• 社員に会社のルールを浸透させたいと思っていましたが、しゃべる就業規則なら読みやすいと思います。
• とにかく形に出来たことが嬉しいです。

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